1. Xác định đúng phạm vi công chứng và thẩm quyền của công chứng viên (CCV); quy định về các giao dịch phải công chứng
1.1. Luật Công chứng năm 2024 đã khẳng định rõ công chứng là dịch vụ công, Nhà nước ủy nhiệm cho CVC của một tổ chức hành nghề công chứng thực hiện.
1.2. Tại khoản 1 Điều 2 quy định công chứng là việc CCV chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của giao dịch dân sự bằng văn bản với quy định này, việc chứng nhận bản dịch không còn thuộc phạm vi công chứng, tuy nhiên CCV vẫn có quyền chứng nhận bản dịch với hình thức chứng thực chữ ký người dịch theo quy định của pháp luật về chứng thực. Như vậy, theo quy định của Luật Công chứng năm 2024, CCV có thẩm quyền công chứng giao dịch, đồng thời được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản và chứng thực chữ ký người dịch (điểm c khoản 1 Điều 18).
1.3. Bổ sung quy định nhằm xác định rõ việc hành nghề công chứng là việc CCV thực hiện việc công chứng giao dịch (khoản 5 Điều 2). Như vậy, mặc dù CCV được giao thực hiện một số việc chứng thực nhưng nếu CCV không thực hiện việc công chứng giao dịch mà chỉ thực hiện việc chứng thực thì vẫn không được tính là hành nghề công chứng.Đây là căn cứ quan trọng để các cơ quan quản lý nhà nước kiểm tra, xác minh, xem xét xử lý vi phạm trong quá trình hành nghề của CCV.
1.4. Sửa đổi quy định về một số hành vi bị nghiêm cấm, đồng thời bổ sung một số hành vi mới bị nghiêm cấm đối với CCV, tổ chức hành nghề công chứng, cá nhân, tổ chức có liên quan (Điều 9) nhằm nâng cao chất lượng đội ngũ CCV, góp phần phát triển đội ngũ CCV chất lượng cao và các tổ chức hành nghề công chứng ổn định, bền vững, tăng cường trách nhiệm, ý thức của cá nhân, tổ chức có liên quan đến việc công chứng.
1.5. Bổ sung quy định về các giao dịch phải công chứng nhưng không theo hướng liệt kê tên giao dịch mà quy định tiêu chí xác định các giao dịch phải công chứng. Theo đó, giao dịch phải công chứng là giao dịch quan trọng, đòi hỏi mức độ an toàn pháp lý cao và được luật quy định hoặc luật giao Chính phủquy định phải công chứng (khoản 1 Điều 3), đồng thời Luật giao cho Bộ Tư pháp trách nhiệm rà soát, cập nhật, đăng tảicác giao dịch phải công chứng, chứng thực trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp (khoản 2 Điều 3), giúp người dân, doanh nghiệp thuận lợi trong việc xác định các giao dịch phải công chứng, tăng tính minh bạch trong quá trình áp dụng pháp luật.
2. Sửa đổi, bổ sung một số quy định về công chứng viên
Để góp phần nâng cao chất lượng đầu vào, nâng cao chất lượng và tính chuyên nghiệp trong hoạt động công chứng, bảo đảm hiệu quả hoạt động và sự phát triển bền vững của đội ngũ CCV, Luật Công chứng năm 2024 có những điểm mới như sau:
2.1. Bỏ quy định về miễn đào tạo nghề công chứng, vì vậy tất cả các đối tượng muốn bổ nhiệm CCV đều phải tham gia đào tạo nghề công chứng với thời gian là 12 tháng, tuy nhiên có giảm 1/2 thời gian đào tạo nghề công chứng đối với một số đối tượng có trình độ pháp luật cao, có thời gian giữ một số chức danh pháp lý cụ thể (khoản 2, 3 Điều 11).
2.2. Quy định tất cả các đối tượng đều phải tập sự 12 tháng, được tính từ ngày quyết định đăng ký tập sự có hiệu lực (khoản 1 Điều 12) mà không xác định 02 loại thời gian tập sự (06 tháng và 12 tháng) như Luật Công chứng năm 2014. Quy định rõ người tập sự hành nghề công chứng phải bảo đảm thời gian tập sự theo ngày, giờ làm việc của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự; quy định về thời hạn hiệu lực của chứng nhậnđạt kết quả kiểm tra tập sự...Những quy định này, nhằm nâng cao tính nghiêm túc, thực chất và hiệu quả của việc tập sự, một khâu rất quan trọng chuẩn bị cho việc bổ nhiệm và hành nghề của CCV ở giai đoạn tiếp theo.
2.3. Bổ sung quy định chỉ được bổ nhiệm, bổ nhiệm lại CCV cho người không quá 70 tuổi và CCV chỉ được hành nghề cho đến khi tròn 70 tuổi (tại Điều 10, 16, 17). Đồng thời, để có thời gian sắp xếp tổ chức và hoạt động của các Văn phòng công chứng (VPCC) hiện có, bảo đảm tính ổn định của hoạt động công chứng thì Luật có quy định chuyển tiếp, theo đó CCV quá 70 tuổi đang hành nghề công chứng tại thời điểm Luật này có hiệu lực thi hành thì được tiếp tục hành nghề công chứng trong thời hạn tối đa là 02 năm kể từ ngày Luật Công chứng năm 2024 có hiệu lực thi hành; CCV từ đủ 68 đến đủ 70 tuổi tại ngày Luật này có hiệu lực thi hành thì được hành nghề công chứng đến khi đủ 72 tuổi (khoản 5 Điều 76).
2.4. Bổ sung thêm các trường hợp không được bổ nhiệm CCV, các trường hợp bị miễn nhiệm CCV và các trường hợp không được bổ nhiệm lại CCV (Điều 14, 16, 17) nhằm bảo đảm những người thực sự xứng đáng mới được đứng trong đội ngũ CCV.
2.5. Bổ sung một số quy định về quyền và nghĩa vụ của CCV nhằm làm rõ quyền và nâng cao trách nhiệm của CCV như: Bổ sung quyềnchứng thực bản sao, chứng thực chữ ký cá nhân, chứng thực chữ ký người dịch, quyền khai thác, sử dụng thông tin từ các cơ sở dữ liệu theo quy định pháp luật để thực hiện việc công chứng; quy định nghĩa vụ duy trì tư cách hội viên Hội CCV trong suốt quá trình hành nghề công chứng tại địa phương đó; quy định CCV phảibảo đảm giờ làm việc theo ngày, giờ làm việc của tổ chức hành nghề công chứng mà mình đang hành nghề;quy định CCV có nghĩa vụ từ chối công chứng trong trường hợp giao dịch vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội.
3. Sửa đổi, bổ sung quy định về tổ chức hành nghề công chứng (TCHNCC)
Với mục đích nhằm phát triển các TCHNCC đúng định hướng, ổn định, bền vững, phân bố hợp lý, đáp ứng tốt nhu cầu công chứng của cá nhân, tổ chức, Luật Công chứng năm 2024 có những điểm mớinhư sau:
3.1. Bổ sung quy định về chiến lược phát triển về lĩnh vực công chứng và đề án quản lý, phát triển các tổ chức hành nghề công chứng. Về thẩm quyền, Bộ Tư pháp có trách nhiệm xây dựng, trình Chính phủ ban hành chiến lược; Bộ Tư pháp có trách nhiệm hướng dẫn việc xây dựng và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm ban hành đề án (khoản 2, 3 Điều 19).
3.2. Đối với Phòng công chứng để bảo đảm sự tương đồng về điều kiện hoạt động giữa hai loại hình TCHNCC (PCC và VPCC), nâng cao tính ổn định của PCC, Luật quy định PCC cũng phải có từ 02 CCV trở lên, trừ trường hợp các địa bàn cấp huyện được thành lập VPCC theo loại hình doanh nghiệp tư nhân; PCC phải có trụ sở đáp ứng đủ các điều kiện do Chính phủ quy định. Trưởng PCC phải là CCV đã hành nghề công chứng từ đủ 02 năm trở lên; giao cho Giám đốc Sở Tư pháp bổ nhiệm Trưởng PCCthay vì giao cho Chủ tịch UBND cấp tỉnh bổ nhiệm như Luật Công chứng năm 2014 để tăng cường phân cấp, phân quyền mạnh mẽ hơn (khoản 2, 3 Điều 20).
Ngoài ra, để đẩy mạnh thực hiện chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng, Luật Công chứng năm 2024 giao Chính phủ quy định chi tiết việc chuyển đổi Phòng công chứng (PCC) thành Văn phòng công chứng (VPCC); quy định lộ trình hoàn thành việc chuyển đổi PCC thành VPCC, giải thể PCC tại các địa phương (Điều 22).
Đây là cơ sở quan trọng cho việc xác định lộ trình thành lập, phát triển, phân bố các tổ chức hành nghề công chứng tại từng địa phương cũng như trong cả nước trong thời gian tới.
3.3.Kế thừa quy định của Luật Công chứng năm 2014 về việc VPCC được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh, tuy nhiên có điểm mới là cho phép thành lập VPCC theo loại hình doanh nghiệp tư nhân ở các đơn vị hành chính cấp huyện có mật độ dân số thấp, cơ sở hạ tầng và dịch vụ chưa phát triển và khó khăn trong việc thành lập VPCC theo loại hình công ty hợp danh; danh mục các đơn vị hành chính cấp huyện được thành lập VPCC theo loại hình doanh nghiệp tư nhân do Chính phủ quy định, đồng thời Chính phủ có trách nhiệm quy định về việc chuyển đổi loại hình VPCC tại các đơn vị hành chính cấp huyện này (khoản 1 Điều 23).
3.4. Tại khoản 4 Điều 23 quy định tên của VPCC do các thành viên hợp danh của VPCC theo loại hình công ty hợp danh thỏa thuận hoặc Trưởng VPCC theo loại hình doanh nghiệp tư nhân quyết định (Theo quy định của Luật Công chứng 2014 thì tên gọi của VPCC phải được đặt theo họ tên của một trong số các CCV hợp danh của VPCC); bổ sung quy định về các trường hợp không được thành lập, tham gia thành lập VPCC để bảo đảm việc thành lập VPCC đúng yêu cầu (khoản 2 Điều 24); bổ sung quy định về việc VPCC chỉ được thay đổi địa chỉ trụ sở trong phạm vi địa bàn cấp huyện nơi đặt trụ sở theo quyết định cho phép thành lập của UBND cấp tỉnh để bảo đảm sự phân bố hợp lý, phát triển ổn định, đáp ứng nhu cầu công chứng của cá nhân, tổ chức (khoản 1 Điều 26); quy định chặt chẽ về việc chấm dứt tư cách thành viên hợp danh và tiếp nhận thành viên hợp danh mới để bảo đảm tính ổn định của các VPCC (Điều 27, 28)…
3.5. Thay quy định về chuyển nhượng VPCC theo loại hình công ty hợp danh theo Luật Công chứng năm 2014 bằng quy định về chuyển nhượng toàn bộ phần vốn góp của toàn bộ thành viên hợp danh của VPCC (Điều 30) để vừa phù hợp với quy định của Luật Doanh nghiệp vừa bảo đảm ổn định hoạt động của VPCC; bổ sung quy định về việc bán VPCC theo loại hình doanh nghiệp tư nhân (Điều 31) vì Luật Công chứng năm 2024 cho phép thành lập loại hình VPCC này ở một số địa bàn nhất định; bổ sung quy định về tạm ngừng hoạt động của VPCC để bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng và tổ chức, cá nhân có liên quan (Điều 32); bổ sung một số trường hợp thu hồi quyết định cho phép thành lập và chấm dứt hoạt động của VPCC để đáp ứngyêu cầu quản lý các TCHNCC trong giai đoạn mới (Điều 33, 34)…
Đặc biệt, đối với các trường hợp chấm dứt tư cách thành viên hợp danh, bán VPCC, chấm dứt hoạt động của VPCC thì CCV hợp danh hoặc Trưởng VPCC theo loại hình doanh nghiệp tư nhân đều chỉ được tiếp tục hợp danh vào VPCC khác hoặc làm Trưởng VPCC theo loại hình doanh nghiệp tư nhân khác sau thời hạn ít nhất là 02 năm (khoản 6 Điều 27, khoản 5 Điều 30…) nhằm nâng cao trách nhiệm của CCV, khắc phục tình trạng thường xuyên thay đổi CCV hợp danh của các VPCC như trong quá trình triển khai Luật Công chứng năm 2014.
4. Sửa đổi, bổ sung quy định về hành nghề công chứng
Để bảo đảm tốt hơn quyền và trách nhiệm hành nghề của CCV, Luật Công chứng năm 2024 quy định một số điểm mới sau đây:
4.1. Để tạo thêm cơ hội hành nghề cho CCV, vừa giúp các PCC giải quyết khó khăn trong việc bổ sung CCV cho đơn vị mình trước yêu cầu tinh gọn bộ máy, không phát sinh biên chế cho các đơn vị sự nghiệp công lập, tại Điều 37 đã bổ sung 01 hình thức hành nghề mới là CCV làm việc theo chế độ hợp đồng lao động tại PCC.
4.2. Cắt giảmthủ tụcđăng ký hành nghề cho CCV và quy định Sở Tư pháp cấp Thẻ CCV khi thực hiện thủ tục thành lập, đăng ký hoạt động hoặc bổ sung CCV của TCHNCC (Điều 38).
4.3. Quy định rõ trách nhiệm bồi thường thiệt hại trong trường hợp TCHNCC đã chuyển đổi, chuyển nhượng, hợp nhất, sáp nhập và trường hợp TCNCC đã giải thể, chấm dứt hoạt động nhằm cá thể hóa và nâng cao ý thức trách nhiệm cho cả TCNCC, CCV và cá nhân có liên quan (Điều 40).
4.4.Bổ sung một số nhiệm vụ, quyền hạn của tổ chức xã hội - nghề nghiệp của CCV, như thực hiện rà soát, đánh giá hằng năm chất lượng đội ngũ CCV, tham gia cùng cơ quan nhà nước trong việc bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm, hướng dẫn nghiệp vụ cho hội viên... (khoản 3 Điều 41).
5. Sửa đổi, bổ sung quy định về thủ tục công chứng giao dịch, cơ sở dữ liệu công chứng, lưu trữ hồ sơ công chứng
Để giải quyết những vướng mắc, bất cập của Luật Công chứng năm 2014 về thủ tục công chứng, Luật Công chứng năm 2024 có những điểm mới sau đây:
5.1. Bỏ Phiếu yêu cầu công chứng trong thành phần hồ sơ yêu cầu công chứng để tạo thuận lợi cho người yêu cầu công chứng (khoản 1 Điều 42) đồng thời với việc bổ sung trách nhiệm của TCHNCC và CCV trong việc lập, sử dụng sổ yêu cầu công chứng để có cơ sở xác định việc thực hiện trách nhiệm của CCV, TCHNCC trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình (khoản 1 Điều 45); bổ sung quy định về giấy tờ thay thế giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản để tháo gỡ vướng mắc trong thủ tục công chứng (điểm c khoản 1 Điều 42).
5.2. Đối với thủ tục chung về công chứng giao dịch, Luật Công chứng năm 2024 bổ sung một số loại giao dịch về bất động sản mà khi thực hiện công chứng thì không phải theo thẩm quyền địa hạt phù hợp với tính chất của giao dịch (Điều 44); bổ sung quy định cho phép người yêu cầu công chứng được thoả thuận với TCHNCC về thời hạn công chứng trong một số trường hợp cụ thể để vừa bảo đảm quyền của người yêu cầu công chứng vừa không tạo sự cứng nhắc trong thủ tục công chứng (khoản 2 Điều 45); quy định rõ hơn về các trường hợp được công chứng ngoài trụ sở để vừa bảo đảm nguyên tắc công chứng tại trụ sở vừa tạo sự linh hoạt phù hợp với điều kiện thực tiễn (khoản 2 Điều 46); quy định cụ thể hơn về yêu cầu đối với lời chứng của CCV nhằm làm rõ trách nhiệm của CCV đối với việc công chứng (Điều 48); bổ sung quy định về việc ký văn bản công chứng trước sự chứng kiến của CCV phải được chụp ảnh và lưu trữ trong hồ sơ công chứng (khoản 1 Điều 48); bổ sung quy định về thoả thuận chấm dứt hợp đồng đã công chứng, huỷ bỏ văn bản là hành vi pháp lý đơn phương... phù hợp với quy định của Bộ luật Dân sự và thực tiễn hoạt động công chứng (Điều 53).
5.3. Đối với thủ tục công chứng một số giao dịch cụ thể, Luật Công chứng năm 2024 quy định rõ việc công chứng những giao dịch cụ thể trước hết phải tuân thủ thủ tục chung, sau đó mới tính đến các yếu tố đặc thù tương ứng đối với từng loại giao dịch (Điều 53); quy định cụ thể về thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền trong trường hợp hai bên không thể cùng đến một TCHNCC (Điều 57); quy định thủ tục công chứng văn bản phân chia di sản để thay thế cho cả trường hợp khai nhận di sản và thoả thuận phân chia di sản theo Luật Công chứng năm 2014 (Điều 59)...
5.4. Bổ sung 04 điều mới (Điều 62 đến 65) quy định những vấn đề cơ bản nhất về công chứng điện tử nhằm tạo cơ sở pháp lý cho chuyển đổi số hoạt động công chứng.
- Theo đó, công chứng điện tử là việc công chứng được thực hiện bằng phương tiện điện tử để tạo lập văn bản công chứng điện tử; việc công chứng điện tử phải bảo đảm các nguyên tắc cụ thể; việc cung cấp dịch vụ công chứng điện tử chỉ được thực hiện khi đáp ứng các điều kiện cụ thể.
- Đồng thời, Luật cũng quy định về khái niệm, thời điểm có hiệu lực, giá trị của văn bản công chứng điện tử và việc chuyển đổi hình thức giữa văn bản công chứng điện tử và văn bản công chứng giấy; quy định 02 quy trình, thủ tục gồm công chứng điện tử trực tiếp và công chứng điện tử trực tuyến.
5.5. Với nguyên tắc vừa bảo đảm tính kế thừa kết quả đầu tư xây dựng Cơ sở dữ liệu công chứng (CSDLCC) tại các địa phương trong những năm vừa qua, vừa đáp ứng yêu cầu đồng bộ, kết nối, chia sẻ thông tin để đẩy mạnh chuyển đổi số trong hoạt động công chứng, Luật Công chứng năm 2024 quy định CSDLCC bao gồm CSDLCC của Bộ Tư pháp và CSDLCC của các địa phương, quy định rõ các thông tin của từng CSDLCC, trách nhiệm xây dựng từng CSDLCC và các yêu cầu đối với từng CSDLCC... (Điều 66).
6. Quy định mới về quản lý nhà nước về công chứng và thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng
Một trong những điểm mới đáng chú ý của Luật Công chứng năm 2024 là việc thực hiện chủ trương đổi mới tư duy lập pháp, thể hiện qua việc không quy định trong Luật mà giao Chính phủ quy định về hồ sơ, trình tự, thủ tục bổ nhiệm, bổ nhiệm lại công chứng viên, miễn nhiệm công chứng viên...; lược bỏ các quy định về quản lý nhà nước về công chứng và xử lý vi phạm, giải quyết khiếu nại và giải quyết tranh chấp./.
Phòng PBGD&TDTHPL
